Las metodologías agiles en los procesos productivos se están imponiendo, siendo el Scrum y el Kanban sus máximos exponentes.
Llevo oyendo hablar de estas metodologías de trabajo ágiles desde la universidad, cuando estudié la metodología Kanban. En mi caso, me explicaron el origen de la misma, y cómo ha ido evolucionando a lo largo del tiempo.
En otro artículo de este año, ya os he podido hablar de la metodología de gestión de procesos SCRA, pero en este caso, el potencial de las metodologías ágiles es aún mayor.
Las metodologías ágiles sirven para gestionar proyectos que se ejecutan con flexibilidad y con rapidez. En este caso, los proyectos complejos se trocean en partes más simples, llamadas tareas, que se pueden completar de manera más sencilla y programada.
Conociendo las metodologías ágiles
Lo más positivo de las metodologías ágiles, es que el trabajo se puede adaptar a las necesidades de cada cliente y de cada proyecto en concreto. Pero además, que podemos contemplar un proyecto complejo con múltiples profesionales implicados, facilitando sus tareas y la planificación. Evitando además que existan tareas que se olviden o queden rezagadas.
Pero también tiene inconvenientes, que es relevante conocer para no descarrilar cuando eliges implantarlo. Las principales desventajas son la dependencia del gestor del proyecto, dificultad para encontrar soluciones que satisfagan a todas las partes implicadas en el proyecto y necesidad de documentación precisa acerca de la implantación de agile en la empresa.
Scrum en la práctica
La metodología Scrum es fácil de aplicar, siempre y cuando seamos organizados y meticulosos.
Scrum es una metodología ágil que se utiliza para organizar a equipos y las tareas que realizan al trabajar en remoto, y durante la pandemia se ha generalizado. Tiene muchas ventajas su aplicación en entornos digitales y cuando trabajamos en proyectos. Pero hay que tener en cuenta que no todos los trabajadores se pueden adaptar a esta metodología, y que hay que implantarla progresivamente.
El trabajo se plantea mediante sprints, que suelen ser semanales, aunque en ocasiones pueden ser quincenales. En las reuniones se va a ir haciendo un control y evaluación de cómo está avanzando la progresión en el proyecto. Esto no significa que los proyectos tengan un plazo de 15 días, sino que se va ir controlando progresivamente.
La implantación mayoritaria de la metodología Scrum proviene de los equipos de desarrollo, ya que pueden ajustarse más fácilmente. Hay que tener en cuenta que Scrum incluye una serie de procedimientos, herramientas y reuniones a aplicar. Por supuesto, Scrum es flexible y la podremos adaptar a nuestras necesidades y requerimientos.
Reuniones en Scrum
Es uno de los puntos que pueden crear más fricciones al principio, ya que pueden parecer excesivas las reuniones de equipo. Pero nada más lejos de la realidad. Es totalmente necesario tener reuniones de equipo, pero los problemas surgen cuando los equipos son muy grandes. En estos casos se hace necesario o bien reducir los integrantes o bien cambiar las dinámicas en las reuniones.
Dentro de la tipología de reuniones con encontramos con tres tipos bien diferenciadas: las dailys, las planificaciones y las retrospectivas.
3 tipos de reuniones en Scrum
Las dailys, como bien su nombre nos indica, se celebran a diario, con todo el equipo implicado. En ellas se pone en común las tareas y problemas que tenemos en la jornada que vamos a empezar. Pero también sirve para recordar al resto las prioridades y las necesidades externas al equipo. Así la coordinación es más sencilla. En las dailys también podemos hablar de las tareas realizadas en el día anterior, pero siempre y cuándo aporten al resto.
Las planificaciones se celebran una vez por semana. Bien los lunes, los jueves o los viernes. Pero también es cierto que se pueden celebrar cualquier día de la semana. En función de la metodología de trabajo planteada, aunque mi recomendación sería hacerlas los jueves o viernes.
Debemos tener en cuenta que el trabajo se plantea generalmente en sprints semanales, por lo que tener planificado el trabajo de la semana siguiente, es fundamental en agile. Por esa razón, celebrar las planificaciones los jueves o viernes es lo ideal.
En estas reuniones, se debe hablar de cada proyecto en el que estamos trabajando. Comentando las novedades y las necesidades para la próxima semana. Así podremos informar a equipos externos de las necesidades que se nos van planteando progresivamente.
Las retrospectivas son otro de los formatos de reuniones presentes en Scrum. Estas reuniones sirven para analizar los aciertos y fallos cometidos por el equipo. Pero también para proponer acciones de mejora para solucionar los problemas que se plantean en el día a día. También se pueden analizar si las mejoras propuestas en anteriores reuniones han resultado efectivas. O si no se han podido llevar a cabo por otros problemas.
Las retrospectivas pueden celebrarse semanalmente, quincenalmente o mensualmente. Creo que lo ideal es hacerlo quincenalmente, para fomentar que surjan verdaderos problemas y soluciones.
Otras reuniones son las que se producirán con otros equipos de trabajo, ya que se necesitarán en ocasiones puntuales. Y por supuesto, las reuniones con cliente, que podrán ser con la periodicidad que decidamos.
Kanban en la gestión de procesos
Las metodologías de gestión de procesos productivos se llevan utilizando desde los años 50. En primer lugar, se introdujeron en la industria del automóvil, en dónde la empresa japonesa Toyota revolucionó el sector. Para mejorar la producción de sus operarios en las fábricas comenzó a introducir tarjetas Kanban de tareas. Estas tarjetas se iban pasando de trabajador a trabajador, a medida que las tareas que se tenían que realizar se iban completando. Así se aseguraban que todas las tareas se hiciesen de forma acompasada, y no se saltasen ningún proceso.
La introducción de las tarjetas Kanban supuso un auténtico cambio en la gestión de los procesos de producción. A posteriori, el resto de empresas del sector automovilístico empezaron a copiar esta metodología en sus fábricas. Se consiguió con ello mayor eficiencia, rapidez, los tiempos de entrega se reducen, existe mayor disponibilidad de materiales…
En la actualidad, la metodología Kanban ha ido evolucionando mucho, a medida que se ha ido implantando en otros sectores. En el caso del sector digital, nos podemos encontrar con herramientas online que facilitan que los proyectos se puedan ejecutan más eficientemente.
Kanban en la gestión de proyectos complejos
Las metodologías ágiles tienen mucho que aportar en los proyectos, y gracias a Scrum y a Kanban podemos conseguirlo. Para poder utilizar Kanban debemos utilizar una herramienta digital que nos ayude a gestionar los proyectos y los equipos. Existen multitud de herramientas, cada una con una tipología y unas características propias.
En mi caso, os recomiendo Teamwork, por la facilidad para concretar las tareas y planificarlas. Pero seguro que existen otras muchas herramientas igual o incluso mejores.
Los mapas conceptuales también nos ayudarán a planificar las tareas y determinar la prioridad de las mismas.
En el caso del Kanban, deberemos consignar el proyecto, con sus responsables y el resto del equipo. Así podremos asignar las tareas a cada perfil del proyecto. Es imprescindible que exista siempre un gestor del proyecto o project officer (PO). Esta figura se encargará de controlar las horas del proyecto y la correcta ejecución de las tareas por parte del equipo.
En nuestra herramienta, podremos añadir los departamentos que están implicados en el proyecto, y las horas que tienen para su ejecución. Contaremos con una partida de contingencias, por si suceden imprevistos. Dentro de las partidas para los departamentos, tendremos las tareas generales del proyecto, desde las que desplegaremos las subtareas.
Estas tareas y subtareas se irán asignando a miembros del equipo, con su descripción y su plazo de ejecución. A medida que se vayan avanzando en su progreso, se irán cambiando sus etiquetas. Las etiquetas son: por hacer, en ejecución, pendiente de revisión interna o externa y realizado. Es importante que las tareas una vez terminadas, se cierren por parte del PO.
De esta forma podremos tener todas las tareas controladas, con la persona que debe ocuparse en terminarla. En el caso de que intervengan otros departamentos, podremos incluir un hilo con la conversación, incluso adjuntar imágenes o documentos. Así podremos facilitar tener todo el contenido de la tarea en un único lugar.
Conclusiones con respecto a las metodologías ágiles, Scrum y Kanban
Las metodologías ágiles han llegado para quedarse, especialmente en entornos creativos y multidisciplinares. El teletrabajo ha acelerado su adopción por aún más empresas, que celebran las bondades de las mismas.
Las metodologías ágiles, en especial, la combinación entre Scrum y Kanban son útiles y efectivas. Pero no debemos olvidarnos que la flexibilidad es la clave para que los equipos trabajen de forma productiva y ágil.
¿Has utilizado en alguna ocasión las metodologías ágiles en la gestión de proyectos?
¿Crees que las metodologías ágiles han cambiado la forma de gestionar los proyectos en las organizaciones?
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