¿Cómo mejorar la productividad y sentirse más eficiente?

¿Cómo mejorar la productividad y sentirse más eficiente?

Llevamos muchas semanas encerrados en casa como consecuencia de la crisis sanitaria de la covid-19 que vivimos, y por supuesto, todas las noticias que recibimos a diario nos afectan, y no precisamente de forma positiva, por eso, he decidido compartir algunos pequeños hábitos y tips que trato de poner en práctica a diario, para tratar de mejorar mi productividad personal y sentirme que aprovecho el día a pesar de las circunstancias.

¿Por qué la productividad disminuye en situaciones de incertidumbre?

En situaciones de alta incertidumbre, como las que llevamos viviendo varios meses, es más difícil sentarse a planificar las actividades futuras, ya que tenemos dudas de cómo podemos llevar a cabo estas acciones, sintiéndonos más perdidos e inseguros, y además, sin posibilidad de dialogar con diferentes personas que nos den una perspectiva distinta de la realidad.

¿Cómo podemos conseguir sentirnos más productivos?

Estos son algunos de los tips que os doy para que seas más productivo en tus tareas diarias:

1.Enfréntate primero a las tareas más difíciles y complejas.

A primera hora de la mañana solemos tener más energía y estamos más lúcidos para poder hacer frente a los problemas o tareas más arduos, consiguiendo resolverlos de forma más sencilla, para poder centrarte luego en otros problemas que vayan surgiendo a lo largo del día, o en problemas más sencillos y asequibles.

¿Cómo mejorar la productividad y sentirse más eficiente?

2.Determina la complejidad de la tarea.

Si es una actividad que puedes realizar fácilmente en el momento que surge, realízala, así podrás deshacerte de ella, pero si es una actividad más compleja, o que afecta a más gente, es mejor que la agendes, para poder atacarla más adelante, y que no se te olvide.

3.Tecnología.

La tecnología nos puede ayudar enormemente a ir adelantando procesos, pero también puede ser un freno importante, sobretodo con aplicaciones que corten la actividad en la que estamos inmersos. Por eso, en mi caso, trato de quitar los datos del móvil y el wifi cuando estoy enfocado en una tarea concreta, o necesito sacar adelante una tarea que me corre prisa, para evitar posibles distracciones en forma de mensajes, pitidos o redes sociales.

4.Email y comunicación externa.

Le asigno un punto independiente al email por la importancia estratégica que tiene en nuestra vida diaria, como entrada de nuevo trabajo o de acciones a realizar con urgencia. Pero también es una fuente de distracciones y mucho spam, por lo que suelo recomendar revisarlo unas 4 veces al día.

Lo hago al sentarme a primera hora ante el ordenador, para ver si es necesario hacer algo urgentemente, a media mañana por si ha surgido alguna novedad, después de comer por si es necesario realizar alguna actividad prioritaria por la tarde, y antes de marcharnos a casa, por si nos hemos olvidado de algo o ha surgido alguna urgencia de última hora.

5.Puntualidad.

Puede parecer un asunto baladí, pero no lo es para nada en absoluto. Piensa en todo el tiempo que has perdido a lo largo de una semana por tener que estar esperando, bien a algún compañero, a un jefe, a tu pareja o a algún amigo con el que hemos quedado. Si todos somos puntuales en la medida de nuestras posibilidades, conseguiremos un efecto increíble, tanto en nuestro entorno como en nosotros mismos, ya que reduciremos al mínimo este tiempo perdido, pudiendo invertirlo en actividades beneficiosas para nosotros.

¿Cómo mejorar la productividad y sentirse más eficiente?

6.Recompensa.

Cuando logremos una meta que teníamos prevista para la jornada, podemos recompensarnos de alguna forma, para mandar a nuestro cerebro un mensaje positivo, y para incentivarnos en el futuro a seguir trabajando duro para lograr nuevas recompensas.

7.Evita la multitarea.

En muchas ocasiones creemos que trabajar en múltiples tareas va a producir que logremos un efecto multiplicador, pero en la realidad es completamente distinto, ya que estamos mandando a nuestro cerebro múltiples estímulos, logrando lo contrario, que nos distraigamos con mayor facilidad, y que surja algo, que nos motive a cambiar de tarea.

8.Establece plazos y agenda tu día.

Para poder adelantar tareas amplias y complejas, que conlleven la actividad de varias personas, es fundamental establecer plazos realistas para poder enfocarte luego, en las tareas diarias para poder cumplir con estos objetivos que nos hemos planteado. Por supuesto, ser ambicioso pero también realista, porque a diario surgen fuegos que es necesario apagar, y que llevan asociados con ello pérdidas de tiempo.

9.Orden y limpieza.

Menos es más, también en la productividad

Si consigues que tu entorno esté lo más limpio y ordenado posible, conseguirás encontrar más fácilmente lo que busques, perdiendo con ello menos tiempo. Lo mismo sucede con tu ordenador, trata de guardar tus documentos y archivos de forma ordenada en carpetas, para facilitar encontrar información o documentos rápidamente cuando así lo necesites.

10.No te obsesiones.

Es lógico que quieras ser productivo, y lograr al final del día haber adelantado algunas tareas pendientes, pero ten en cuenta que en muchas ocasiones dependes de un externo, o que hay días en que cuesta más ser eficiente, por lo que date un cierto margen, para poder recobrar energías, y seguir el día siguiente con fuerzas renovadas.


¿Qué otras acciones realizas a diario para fomentar tu productividad?

¿Cuál es tu mayor ladrón de tiempo y concentración?


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