6 mejores prácticas para mejorar sus habilidades de escritura comercial

Aunque debe esforzarse por lograr la calidad y la perfección en todo tipo de contenido, es algo que se enfatiza más en la redacción comercial.

Cuando escribes algo en un entorno profesional, hace más que transmitir un determinado mensaje o idea. Refleja sus habilidades y profesionalismo, así como cuán minucioso es con su trabajo.

En esta publicación, vamos a ver algunos consejos que puede seguir al escribir sobre negocios. Al seguir estos consejos, podrá usar el contenido que escribe para crear una buena impresión en sus lectores… lo que puede ser particularmente útil si son personas mayores.

Maneras de mejorar las habilidades de redacción comercial

Mejorar las habilidades de escritura, independientemente del tipo, lleva tiempo. Vamos a mencionar algunos consejos aquí. Para comenzar, puede comenzar a implementar un par de importantes y luego puede pasar a todos ellos. Este es un buen enfoque para adoptar, ya que es menos probable que se sienta abrumado.

1. Sepa para quién está escribiendo

Este es uno de los consejos más importantes que podemos ofrecer para mejorar las habilidades de redacción comercial.

Antes de comenzar a escribir cualquier documento, ya sea un memorando o una propuesta, piense para quién lo está escribiendo.

Si el destinatario de un documento en particular va a ser su subalterno , entonces su tono y estilo serán diferentes de los que tendrá que adoptar para su superior o alguien que sea su igual en el orden jerárquico.

Al dirigirse a los jóvenes, su escritura debe tener un tono nítido y autoritario. Por ejemplo, estos tipos de oraciones se verán adecuados en un documento destinado a un subordinado:

“Los informes carecen de aclaraciones sobre las transacciones exactas realizadas desde el jueves pasado hasta hoy. Deben arreglarse PRONTO y entregarse al departamento de registros mañana”.

En estas oraciones de muestra, el tono es autoritario, ya que está destinado a una persona en un nivel jerárquico más bajo.

Por otro lado, si el mismo mensaje debe transmitirse a una persona mayor, el tono será algo tentativo.

“ Por la falta de esclarecimiento respecto a las transacciones realizadas en la última semana, los informes no han sido remitidos. Se arreglarán lo antes posible y se entregarán al departamento de Registros”.

2. Sea directo y evite andarse con rodeos

En la escritura comercial, no hay necesidad ni margen para andarse por las ramas. Si bien se deben considerar y cumplir las formalidades, el mensaje real y el quid de un mensaje/documento en particular deben transmitirse con prontitud.

La escritura comercial generalmente toma la forma de correos electrónicos formales, cartas y propuestas, etc. Este tipo de documentos se escriben con un propósito y, como tal, deben estar libres de todo el material esponjoso innecesario.

Una regla simple a seguir para mantener la concisión en los documentos comerciales es escribir solo aquellas oraciones que contribuyan directamente a explicar el tema principal. Y, una vez que escriba tal oración, no la repita de nuevo innecesariamente.

3. Usar voz activa

Su objetivo, al escribir un documento comercial o una nota, debe ser hacer que su escritura sea lo más fácil de entender posible. Si complica innecesariamente su escritura, solo tendrá que responder preguntas después y emitir aclaraciones.

Una técnica útil que puede adoptar para mantener su escritura simple es usar la voz activa . Las oraciones escritas en voz activa tienden a ser más directas y fácilmente comprensibles en comparación con las pasivas.

Aquí hay un ejemplo para ilustrar esto mejor:

“Los informes han sido leídos y entendidos por el departamento de Ventas, y el vicepresidente les ha dado instrucciones para la elaboración de sugerencias a presentar en la próxima reunión”.

Dado que las oraciones anteriores están escritas en voz pasiva, son innecesariamente enrevesadas y prolijas. Al optar por la voz activa para esas mismas oraciones, obtenemos lo siguiente:

“El departamento de Ventas ha leído y entendido los informes. El vicepresidente les ha dado instrucciones para preparar sugerencias para presentar en la próxima reunión”.

La versión modificada de las oraciones es mucho más fácil de leer y es más adecuada para un entorno profesional.

4. Mantén tus oraciones cortas

Este es otro consejo que puede seguir para mejorar sus habilidades de redacción comercial. Al igual que el consejo discutido anteriormente, este también ayuda a mejorar la legibilidad del texto escrito.

Siempre que escriba un documento comercial, tenga cuidado de mantener sus oraciones cortas. No los alargue demasiado, de lo contrario, el lector puede tener problemas para entenderlos. Y eso puede significar problemas si el lector es una persona mayor.

Incluso si no puede acortar activamente sus oraciones, aún puede hacerlo durante la fase de revisión. En otras palabras, una vez que haya terminado de escribir su contenido, puede revisarlo lentamente y dividir oraciones largas en partes más pequeñas.

Para ilustrar cómo las oraciones más pequeñas pueden contribuir a una mejor legibilidad, observe este ejemplo:

“La reunión no ayudó a resolver los problemas que estaba enfrentando el personal del departamento de marketing, por la simple razón de que no se les permitía estar en la sala de reuniones, para empezar; algo que fue consecuencia de la mala información dada a los porteros, quienes pensaron que ellos (los miembros del departamento de marketing) eran una turba de clientes enojados”.

El pasaje anterior es una sola oración que abarca 65 palabras. Parece difícil de leer y puede tener problemas para transmitir el mensaje al lector. Si dividimos esta gran oración en partes, esto es lo que obtenemos:

“La reunión no ayudó a resolver los problemas que enfrentaba el personal del departamento de marketing. La simple razón de esto fue que no se les permitió estar en la sala de reuniones. Esto se debió a la información incorrecta que se les dio a los porteros, quienes pensaron que el personal de marketing era una multitud de clientes enojados”.

 5. Eliminar siempre los errores gramaticales

Al escribir un documento comercial, es muy importante encontrar y eliminar errores gramaticales. Como mencionamos anteriormente en esta publicación, una redacción comercial hace más que solo transmitir un mensaje en particular. También refleja su profesionalismo.

Si envía un escrito comercial con muchos errores, puede reflejar su laxitud y falta de seriedad, lo que puede reflejarse negativamente en su reputación general. Esto se aplica más si el lector es una persona mayor.

Al encontrar y eliminar errores gramaticales de sus escritos con regularidad, puede aprender a evitarlos. En consecuencia, esto ayuda a mejorar sus habilidades de escritura.

Encontrar y eliminar errores gramaticales no es muy difícil hoy en día. Puedes encontrar fácilmente un corrector castellano online para facilitarte la tarea. Estas herramientas están diseñadas para escanear rápidamente el texto y resaltar los errores que contiene. También proporcionan correcciones que el usuario puede aplicar fácilmente haciendo clic en un botón.

Sin embargo, antes de usar un corrector castellano, debes revisarlo un par de veces para asegurarte de que funciona correctamente. Puede hacer esto ingresando algún contenido gramaticalmente incorrecto a propósito y viendo si la herramienta detecta todos los errores o no.

6. Tenga cuidado con el plagio

El plagio no es un problema en todo tipo de escritura comercial. Por ejemplo, si está escribiendo un correo electrónico o una nota, nadie lo revisará en busca de plagio.

Sin embargo, puede ser un problema en documentos como propuestas o cartas organizacionales. Si se descubre que existe plagio en este tipo de documentos, puede dañar la reputación de la organización. La presencia de plagio mostrará que se han utilizado plantillas y muestras existentes de Internet en lugar del contenido original.

Siempre que tenga la tarea de escribir un documento de este tipo, siempre debe verificar si hay plagio antes de finalizarlo. Los escritores suelen recurrir a la ayuda de un detector de plagio gratis para este fin.

Un detector de plagio está diseñado para comparar el contenido con las fuentes existentes en Internet para encontrar coincidencias entre los dos. Si hay similitudes o coincidencias, se destacan junto con sus fuentes.

Si la verificación de plagio regresa mostrando que el contenido contiene un cierto porcentaje de duplicación, puede tomar las medidas necesarias para eliminarlo.

Conclusión

Para mejorar sus habilidades de escritura comercial, debe concentrarse en mejorar tres cosas principales, es decir, el tono, la calidad y la legibilidad .

Técnicamente, el tono y la legibilidad también caen en la categoría de ‘calidad’, pero en el contexto actual, entenderlos por separado es más fácil.

En lo que respecta al tono , debe adaptarlo de acuerdo con la persona que lo recibe. Para los juniors, el tono tiene que ser autoritario. Para las personas mayores, tiene que ser tentativo y cortés.

Mantener una alta legibilidad del contenido. En los documentos de correspondencia, la baja legibilidad puede dar lugar a una comunicación problemática.

Finalmente, para optimizar la calidad del contenido, hay que mantenerlo libre de todo tipo de imperfecciones, ya sean de gramática, puntuación u originalidad.

Artículo escrito por Montana Vicky